Journal - Notizen / Termine / Kontakte

Über Mandant / Überblick / Journal, den entsprechenden Seiten der Stammdatenmasken sowie über den Funktionsschalter [F8] haben Sie die Möglichkeit, beliebig Journaleinträge, bspw. für Notizen und Termine, anzulegen und zu verwalten.

Mit der Lizenzierung des CRM-Moduls können Sie im Menüpunkt Stammdaten / CRM / Adressen oder über die entsprechenden Seiten in den Personenstammdaten Kontakte anlegen bzw. bearbeiten.
Darüber hinaus ist es für jeden Nutzer auch möglich, über die Programmeinstellungen bei ausgehenden Anrufen automatisch oder in der CRM-Anrufliste per Schalter bei eingehenden Anrufen Kontakte anzulegen.

Die Erfassung der Daten erfolgt auf verschiedenen Seiten innerhalb der Eingabemaske, die Sie über die Baumstruktur im linken Maskenbereich erreichen.

Seite Journaleintrag

Bezeichnung / Status / Kontaktart

Wählen Sie hier eine aussagekräftige Bezeichnung, den Bearbeitungsstatus sowie die Kontaktart. Optional können Sie den Kontakt als "Privatkontakt" kennzeichnen.

Die Kontaktart kann nur geändert werden, wenn das CRM Modul lizenziert und für den Benutzer aktiviert ist.

Privatkontakt

Journaleinträge werden nur für den unter "zuständig" hinterlegten Benutzer angezeigt, wenn die Option "Privatkontakt" aktiviert wurde. Wird eine E-Mail über die interne E-Mail Funktion aus einem Privatkonto als Journaleintrag angelegt, wird dieser automatisch als "Privatkontakt" gekennzeichnet.Eine Kontaktübersicht erhalten Sie auch über den Menüpunkt Stammdaten / CRM / CRM-Journalübersicht. Das Langtextfeld können Sie für die Erfassung von umfangreicheren Informationen verwenden.

Eine Kontaktübersicht erhalten Sie über den Menüpunkt Stammdaten / CRM / Kontaktübersicht. Das Langtextfeld können Sie für die Erfassung von umfangreicheren Informationen verwenden.

Kategorie

Ordnen Sie hier Kategorien zu, die Sie zur Filterung der Journaleinträge verwenden möchten.

Zum Hauptdatensatz wechseln

Über den vorhandenen Schalter ist es möglich, in die Stammdatenmaske zu wechseln, über die der Journaleintrag ursprünglich angelegt wurde.
Unterhalb des Schalters und in der Maskenüberschrift werden Ihnen die zugehörigen Informationen angezeigt, die Sie über die Einstellungen der Vorschlagsliste individuell konfigurieren können. 

Der Schalter ist bei Journaleinträgen die über den Journalüberblick angelegt wurden und bei Journalen von Arbeitsfolgen (Produktion) nicht sichtbar.

Dateianhänge

Über die vorhandenen Schalter können Sie dem Journaleintrag beliebig viele Dateianhänge zuordnen und bearbeiten. Wählen Sie zuvor die Art der Zuordnung:

  • Neue Datei als Kopie im Dokumentordner anlegen
  • Neue Datei in der Datenbank abspeichern
  • Neue Datei als Link erstellen

Bei Verwendung der Option "Kopie im Dokumentenordner" werden die Dateianhänge von Notizen und Kontakten im Dokumentenordner des jeweiligen Mandanten gespeichert. Der Dateiname wird relativ, also ohne Pfadangaben, gespeichert. Das stellt sicher, dass bei Mandantenrücksicherungen in abweichende Mandanten und/oder Verzeichnisstrukturen die Anhänge korrekt geöffnet werden können.

Mit Setzen der Option "Dateivorschau anzeigen" wird Ihnen beim Markieren eines Eintrages der Dateianhang in einem Vorschaufenster angezeigt. Hierfür können Sie über den Schalter "Einstellungen" festlegen, ob dies immer oder in Abhängigkeit von der Dateigröße erfolgen soll. Die Dateivorschau größerer Dateien kann dann über einen Schalter "Vorschau" im Fenster jeweils manuell aktiviert werden. Die Dateivorschau kann an die Fenstergröße angepasst bzw. über den aktiven Kontextmenüeintrag "Zoom (100%)" (in der Dateivorschau) in Originalgröße mit Scrollbalken angezeigt werden.

Über den Schalter "Extras" (Kontextmenü) ist es möglich, zum Dateianhang einen Archiveintrag anzulegen, diesen in ein beliebiges Verzeichnis zu speichern oder als Anhang per E-Mail zu versenden.

Tipp:

Es können beliebig Dateien per "Drag & Drop" in die Tabelle der Dateianhänge übernommen werden.

Beim Löschen werden die Dateianhänge aus der Datenbank bzw. dem Dokumentenverzeichnis entfernt, soweit nicht von anderer Stelle darauf verlinkt wird. Handelt es sich um Dateianhänge mit Verlinkung auf externe Verzeichnisse, können Sie über eine Programmabfrage entscheiden, ob diese ebenfalls mit gelöscht werden sollen.

Wiedervorlage

In diesem Abschnitt können Sie Datum, Uhrzeit und Zuständigkeit  für die Notiz/ den Kontakt definieren. Damit wird hieraus ein Termin. Bei Kontakten sind hier Eingaben nur möglich, solange der Kontakt noch nicht den Status "erledigt" trägt.
Alle Termine werden Ihnen, sofern nicht erledigt, im Menüpunkt Mandant / Überblick / Offene Termine angezeigt.

  • zum
    Tag und Uhrzeit der Wiedervorlage.
  • zuständig
    Legen Sie fest, wer für den Termin verantwortlich ist. Voraussetzung hierfür ist der entsprechende Eintrag in der Rechteverwaltung für diesen Nutzer. Beim Programmstart werden über die Terminverwaltung alle dem Nutzer zugeordneten Termine angezeigt.
  • Wecker / vorher warnen
    Mit diesem Optionsfeld kann eingestellt werden, ob der Termin bei Fälligkeit bzw. in welchem Zeitraum (in Tagen, Stunden, Minuten) vor Fälligkeit durch das Programm eine Erinnerung angezeigt werden soll. Diese Option kann nur genutzt werden, wenn ein Termin "zum" und eine Auswahl unter "zuständig" eingegeben wurde.
  • Wiederholung
    Oftmals müssen Termine in regelmäßigen Abständen wahrgenommen werden. So können die gebräuchlichsten Vorgaben, täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich in diesem Feld ausgewählt werden. In diesen Fällen wird bei Erledigung automatisch der neue Termin generiert. 
  • Nur für dieses Programm
    Werden weitere SelectLine-Programme im selben Verzeichnis genutzt, können Sie festlegen, dass die automatische Terminerinnerung nur im aktuell genutzten Programm erfolgen soll.
  • Toolbox-Makro im Hintergrund ausführen
    Bei aktivierter Option wird das auf der Seite Toolbox hinterlegte Makro ohne Erinnerung im Hintergrund ausgeführt.

Die Zeitabstände zur Terminkontrolle können Sie auf der Seite Zeiten im Menüpunkt  Applikationsmenü / Einstellungen festlegen. Entsprechend dieser Festlegung kann dann der Zeitpunkt der Meldung vom vorgesehenen Termin abweichen.

Seite Toolbox

(nur, wenn Toolbox lizenziert und für den Benutzer aktiviert ist)

Seite Freie Felder

Sie haben hier die Möglichkeit, die zusätzlichen freien Felder zu nutzen.

Seite Verteiler

Mit Hilfe der Verteiler können in den Journalen beliebig viele Nutzer über einen Eintrag (z.B. Termin) informiert werden. Der zuständige Nutzer für den Journaleintrag bleibt davon unbeeinflusst. Dadurch ist es möglich, beliebig viele Nutzer im Programm über einen Journaleintrag per Verteiler-Erinnerung bzw. Verteiler-Übersicht zu informieren.